Polityka Bezpieczeństwa Danych Osobowych

Wysłane przez mb w śr., 05/12/2018 - 12:00


§1 Postanowienia Ogólne

  1. Dokument ten tłumaczy jakie dane zbieramy od użytkowników strony platforma.gik.pw.edu.pl, w jakim celu oraz jak długo je przetwarzamy. Podaje również jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z tym przetwarzaniem.
  2. Administratorem Państwa danych osobowych zbieranych na tej stronie jest Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator prowadzi rejestr czynności przetwarzania Państwa danych osobowych.
  3. Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym celu stosujemy szereg zabezpieczeń systemu informatycznego adekwatnych do ryzyka oraz szyfrujemy komunikację przeglądarki ze stroną.
  4. Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach w siedzibie Administratora bez udziału podmiotów zewnętrznych.
  5. Termin „RODO” oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  6. Termin "konkursy" odnosi się do konkursów wiedzy organizowanych na stronie platforma.gik.pw.edu.pl.
  7. Termin "uczestnik" odnosi się do zarejestrowanego użytkownika strony
  8. Termin "edycja" oznacza okres przeprowadzenia konkursów w danym roku akademickim. Konkretne terminy są ogłaszane co roku na stronie. Maksymalny czas edycji może obejmować daty od 1.09 do 31.08 (jeden rok).
  9. Podstawą do przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit f RODO


§2 Zakres przetwarzania danych osobowych

  1. Kategorię przetwarzanych danych obejmują:
    1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, adres email, numer PESEL - dane te są niezbędne do identyfikacji uczestnika konkursów w szczególności do potwierdzenia jego tożsamości, dodatkowo numer PESEL służy do weryfikacji wieku uczestnika.
    2. Dane szkoły uczestnika: nazwa i adres szkoły - dane te są niezbędne do tworzenia statystyk popularności naszych konkursów w szkołach oraz do nawiązywania współpracy dydaktycznej z tymi szkołami i nauczycielami.
    3. Dane rodzica lub opiekuna prawnego, dotyczy tylko uczestników poniżej 18 roku życia.
    4. Dane dotyczące wyników w testach: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w testach udzielił uczestnik wraz z czasem ich udzielenia - dane te są niezbędne do oceny poziomu wiedzy uczestnika, tworzenia statystyk trudności pytań oraz do przeprowadzenia procesu reklamacji pytania
    5. Dane połączeń internetowych: data i czas połączenia, numer IP klienta, odwiedzana strona, strona z której nastąpiło połączenie (tzw.referrer), dane o nazwie i wersji systemu operacyjnego klienta oraz o nazwie i wersji przeglądarki internetowej klienta - dane te są zbierane w celu analizy ruchu sieciowego z serwerami strony pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa informatycznego serwerów a w szczególności zagrożeń bezpieczeństwa danych osobowych.
    6. Tzw. "ciasteczka" przeglądarki. Wyłącznie takie które służą utrzymaniu sesji lub zapisaniu opcji ustawień użytkownika - bez tych danych witryna nie może poprawnie przeprowadzić testów.
  2. Celem przetwarzania danych osobowych na tej stronie jest udział w konkursach wiedzy w szczególności obejmuje to:
    1. Identyfikacje osób i ich wieku w ramach prowadzonych testów
    2. Ocenę wiedzy osób na podstawie testów elektronicznych
    3. Przeprowadzanie procesu reklamacji pytań przez uczestników
    4. Gromadzenie statystyk trudności dotyczących poszczególnych pytań w testach
    5. Gromadzenie statystyk geograficznych dotyczących zasięgu oddziaływania strony
    6. Gromadzenie statystyk dotyczących szkół uczestników
    7. Tworzenie kopii bezpieczeństwa systemu informatycznego wraz z bazą danych osobowych
    8. Analiza ruchu sieciowego z witryną pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa danych
    9. Utrzymanie sesji uczestnika oraz zapamiętanie jego ustawień podczas interakcji ze stroną
  3. Ramy czasowe przetwarzania danych osobowych:
    1. Dane identyfikacyjne są przechowywane przez okres pojedynczej edycji konkursu, czyli co najwyżej jeden rok. Po tym czasie dane te są usuwane z bazy systemu co prowadzi do pełnej anonimizacji pozostałych kategorii danych jakie były związane z danym uczestnikiem.
    2. Wszystkie dane statystyczne po pełnej anonimizacji są przechowywane bezterminowo.
    3. Kopie bezpieczeństwa systemu są przechowywane przez 3 miesiące. W razie wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych po odtwarzaniu systemu z kopii stosowana jest lista wykluczeń uczestników bazująca na ich wewnętrznych numerach identyfikacyjnych.
    4. Dane dotyczące ruchu sieciowego są przechowywane przez 2 lata.
    5. Dane zapisane w "ciasteczkach" są przechowywane na komputerze uczestnika tak długo jak wynika to ustawień jego przeglądarki. Po zakończeniu udziału w konkursach można je bez obawy skasować.
  4. Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe:
    1. Podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa (np. organom ścigania).


§3 Prawa przysługujące uczestnikom w związku ochroną ich danych osobowych

  1. Wszystkie pytania, prośby i żądania związane z Państwa danymi osobowymi prosimy kierować na adres strona_gik[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @), na wszystkie maile niezwłocznie odpowiemy.
  2. Od naszych decyzji mogą się Państwo odwołać do powołanego na Politechnice Warszawskiej Inspektora Ochrony Danych z którym mogą się Państwo kontaktować za pomocą adresu mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @).
  3. Mają Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ile uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
  4. W niektórych przypadkach, aby spełnić prośbę lub żądanie, będziemy od Państwa wymagali rozsądnego potwierdzenia Państwa tożsamości tak aby móc zidentyfikować czy osoba wnioskująca jest tą osobą której dane dotyczą.
  5. Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;
  6. Prawo wglądu w swoje dane oraz prawo ich korygowania. W czasie trwania edycji konkursu mają Państwo pełny dostęp do swoich danych osobowych co umożliwia ich weryfikację i poprawianie (po zalogowaniu, zakładka "Moje konto/Edytuj". Wyjątek stanowi nr PESEL, którego nie można łatwo zmienić ze względu na egzekwowanie limitu podejść do konkursów. W przypadkach szczególnych możemy zmienić PESEL na wniosek uczestnika skierowany do nas droga mailową. Po zakończeniu edycji konkursu ustaje przetwarzanie Państwa danych.
  7. Cofniecie zgody na przetwarzanie Państwa danych (prawo bycia zapomnianym) - prosimy o wniosek skierowany droga mailową. Proszę zwrócić uwagę, że po zakończeniu edycji nie ma już danych osobowych które moglibyśmy zaprzestać przetwarzać - zostały w pełni zanonimizowane. Cofnięcie zgody w trakcie trwania edycji oznacza automatyczne wykluczenie uczestnika ze wszystkich konkursów w których bierze on udział.
  8. Pozostałe prawa wymienione w p. 5 tego paragrafu oraz inne prawa wynikające z obowiązujących przepisów - prosimy o wniosek skierowany droga mailową.


§5 Przetwarzanie danych osobowych osób poniżej 18 roku życia

  1. Przetwarzanie danych osobowych osób które nie ukończyły 18 roku życia wymaga aprobaty rodzica lub opiekuna prawnego.
  2. Taka zgoda musi być wyrażona na piśmie i przesłana w formie skanu lub zdjęcia do systemu zanim uczestnik rozpocznie udział w konkursach.
  3. Zgoda powinna mieć następującą treść:

    Wyrażam zgodę na udział mojego dziecka IMIĘ i NAZWISKO (PESEL) w Konkursie Geoinformatycznym oraz Gospodarki Przestrzennej. Oświadczam, że zapoznałem/am się z Regulaminami obu konkursów organizowanych przez Wydział Geodezji i Kartografii Politechniki Warszawskiej i akceptuję ich postanowienia.

    Imię i Nazwisko rodzica lub opiekuna prawnego (podpis odręczny)


    Szablon w postaci pliku RTF (Word/Libreoffice i wiele innych programów rozpozna ten format).

    Link to konkursu Geoinformatycznego, oraz Gospodarki Przestrzennej (linki otwiera się w nowym oknie).
  4. W momencie w którym system wykryje uczestnika poniżej 18 roku (na podstawie numeru PESEL) jego konto zostanie czasowo zablokowane aż do wgrania takiej zgody poprzez stosowny formularz w systemie i jej weryfikacji przez administratora strony.
  5. Zgody można także nadsyłać droga mailową na adres strona_gik[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @).